Mengelola Data dengan Zotero

Banyak hal tersimpan di laptop saya, dan sejak kecil, saya selalu melatih diri untuk rapi dalam menyimpan hal-hal tersebut. Terutama karena saya sering lupa nama dan letak berkas yang saya simpan, sebagai contoh, tujuh tahun lalu; tapi juga karena sistem yang berantakan akan membuat pencadangan (backup) data seakan mengurus sapi yang mengamuk (tidak susah kalau tahu caranya, tapi tetap serius dan melelahkan). Saya membuat banyak direktori (folder bagi pengguna Windows?) dan pintasan, terkadang membaginya lagi per-tahun dan/atau per-ekstensi berkas, merapikan nama-nama berkas dan menambahkan metadata, sambil menghapus mereka yang saya pikir tidak akan digunakan lagi. Saya pikir teknik yang saya kembangkan sejak masa SMP ini adalah puncak dari cara terbaik mengelola data. Masa menulis skripsi mengubah anggapan naif ini.

Skripsi, setidaknya skripsi saya, adalah pengalaman yang gila. Saya membaca dan mengunduh banyak artikel, jurnal, dan buku. Sebagian tersimpan di markah buku (bookmark) Firefox. Sebagian adalah postingan yang tersimpan di Mastodon, ada pula yang di Instagram. Ada berkas-berkas presentasi mingguan di Google Drive, $\LaTeX$ skripsi di Overleaf, dan berkas-berkas diari dan koding di laptop. Menumpuk dan menumpuk, dan tidak berani menghapus karena takut kehilangan satu referensi yang mungkin penting. Tidak butuh waktu lama untuk menyadari, “saya hilang kendali atas data-data saya.” Lalu saya menggunakan Obsidian untuk membantu merapikan kegilaan ini. Saya mungkin akan menuliskannya di masa depan, tapi untuk cerita saat ini, saya akhirnya menyadari: ternyata program yang memfokuskan pada manajemen-tulisan, kurang bagus dalam manajemen-dokumen.

Saya butuh sesuatu yang lebih baik, dan saya butuh sesuatu itu secepat mungkin (sebelum saya merasa tak sanggup menyelesaikan skripsi).

Tulisan ini saya bagi menjadi beberapa bagian. Pertama saya perkenalkan Zotero dan tujuan yang ingin dicapainya. Kemudian, cara saya menggunakan dalam membuat pustaka untuk skripsi (yang mungkin berguna untuk mereka yang sedang bergelut menulis penelitian). Lalu, cara saya menyimpan data-data penting, dan perlahan memindahkan semua hal yang tercecer (di Firefox, Mastodon, dst.) ke satu lokasi yang saya dapat kelola sendiri. Tentu, tidak lengkap jika saya tidak menyampaikan beberapa resiko menggunakan Zotero.¹

Sekilas Tentang Zotero

Ketika berkunjung ke situs zotero.org, Anda akan disuguhi slogan (terj.) “asisten riset pribadi Anda” dan “Zotero adalah alat gratis dan mudah digunakan untuk membantu Anda mengumpulkan, merapikan, membubuhi keterangan, mengutip, dan membagikan penelitian.” Ketika itu sendiri tidak cukup, beberapa orang telah mengembangkan plugins (analog dengan istilah addons dan extension) untuk memperluas kemampuan Zotero, seperti integrasi dengan pemroses-teks seperti MS Word, LibreOffice, dan beragam *TeX; pemindaian teks (OCR) pada foto/gambar; dan hal-hal terkait penyusunan referensi.

Walaupun banyak fitur yang ditawarkan, seperti fasilitas penyinkronan (syncing) lewat web, integrasi sana-sini, saya tidak menggunakannya. Adapun fitur(?) yang berkesan dan berguna bagi saya adalah:

• Gratis, dapat digunakan dari banyak perangkat (Windows, Linux, sampai Web²), kode sumber-terbuka (open-source), dan dikembangkan oleh organisasi non-profit. Setidaknya saya tidak perlu takut untuk terperangkap dalam satu ekosistem yang tertutup – tempat dimana kendali atas semua data, bergantung pada kemurahan hati maupun laporan finansial suatu entitas.
• Zotero Connector, yang memungkinkan Anda menyimpan situs web sebagai referensi. Anggaplah hal ini seperti Wayback Machine versi lokal.
• Anda dapat menyertakan banyak berkas (attachment) untuk satu referensi. Sebagai contoh, saya punya referensi “Presentasi Mingguan”, dan didalamnya berisi banyak berkas presentasi, teks, tabel, dkk. Untuk beberapa referensi web, selain berkas halaman web tersebut, saya biasanya juga menyimpan foto/video resolusi tinggi yang mungkin tertinggal dalam proses pengunduhan.
• Ada fitur tagging, yang memungkinkan Anda mendetailkan referensi. Analoginya membubuhi referensi dengan tagar-tagar Twitter seperti #skimmed, #rekomendasi_dosen, #optimisation, dan #implementation.
• Fasilitas metadata yang luas. Anda dapat menambahkan siapa, kapan, dimana, bagaimana, dst. Ketika tidak ada kotak teks yang sesuai dengan metadata yang Anda inginkan, ada kotak “Ekstra” yang dapat diisi.
• Kemampuan menyoroti (highlighting) teks di PDF, tanpa mengubah berkas PDF. Semua catatan, post-it note, garis-garis berwarna yang Anda bubuhi disimpan di Zotero, sehingga tidak perlu pusing dengan teks-teks pribadi ketika ingin membagikan PDF ke orang lain.
• Sedikit berbeda dengan direktori (folder) yang umum digunakan oleh sistem operasi, Zotero menggunakan koleksi (collection). Satu referensi dapat diletakkan di banyak koleksi. Secara contoh, satu buku dapat ditaruh di koleksi “Teori”, “S2”, dan “Bibliografi”. Satu koleksi dapat berisi banyak koleksi (subkoleksi). Keuntungannya, Anda tidak perlu pusing dengan berkas yang redundan (di banyak tempat) dan sikronisasi (misal, lupa memperbarui catatan)
• Pencarian yang bagus, setidaknya ketika dibandingkan dengan fitur pencarian yang dimiliki sistem operasi (contoh, Windows Explorer bagi pengguna Windows). Zotero dapat mencari berdasarkan tanggal, orang, tipe referensi/berkas, dan semacamnya, sampai mencari teks di dalam buku dan halaman web (walau hanya terkadang, tergantung berkas PDF dan halaman yang diunduh).

Tentu, terlalu riskan untuk menyimpulkan sesuatu hanya dari hal-hal yang baik saja. Zotero memiliki kekurangan yang sama dengan banyak teknologi digital lainnya yang sering Anda gunakan: semakin digunakan, semakin sulit untuk lepas dengannya. Zotero tidak/belum memiliki cara untuk mengekspor basis data mereka, ke format yang dapat dipahami oleh sistem manajemen-referensi lainnya, seperti Mendeley dan JabRef. Ini artinya, kecuali Anda hanya ingin mengekspor data referensi sebagai berkas .bib atau semacamnya… semua sorotan teks, tag dan koleksi, dan apapun nilai tambah Zotero tadi, hanya dapat dinikmati menggunakan Zotero.³

Ketiadaan cara mengekspor data, juga menghasilkan masalah baru: Anda akan kehilangan banyak hal jika basis data Zotero Anda rusak/hilang. Karena basis data yang digunakan tidak buat dalam format yang mudah dibaca manusia (sehingga bisa diutak-atik secara manual), satu-satunya cara mencegah kerusakan basis data adalah melakukan pencadangan (backup) yang berkala. Tentu saja jawaban ini juga berlaku untuk semua data yang Anda simpan dan gunakan. Omong-omong, Anda sudah menerapkan pencadangan berlaka, kan?

Bernavigasi

Jika Anda suka membaca/mengumpulkan buku atau tulisan, Zotero dapat menjadi gedung perpustakaan yang bagus. Anda dapat menambahkan data buku cukup dari nomor DOI, ISBN, atau kalau Anda juga memasang Zotero Connector: cukup dengan mengunjungi halaman deskripsi buku tersebut (seperti OpenLibrary dan Google Books) menggunakan peramban web Anda. Jika akses ke berkas tersebut terbuka (yakni, tidak perlu menggunakan akun), Zotero juga akan mencoba mengunduh berkas tersebut.⁴ Lebih jauh tentang Zotero Connector, addons ini dapat membuat data referensi menyesuaikan situs yang Anda kunjungi – entah itu karya seni, jurnal, dataset, statuta, thesis, video, presentasi, dll. Kecuali memang tidak ada data referensi yang tersedia di Internet, saya menyarankan menggunakan Zotero Connector untuk membuat referensi, ketimbang melakukannya secara manual.

Hal-hal lain, seperti melengkapi data referensi dan menambahkan berkas tambahan, membuat koleksi buku dan tag-tag yang sesuai selera hati, menambahkan memo dan sorotan teks, dapat dilakukan dengan mudah dan terasa retoris ketika menjelaskannya disini. Ketika Zotero tidak dapat menjawab kebutuhan Anda, ada beberapa plugins yang dapat dipasang. Sebagai contoh, saya menggunakan Better BibTeX untuk memudahkan saya membuat referensi di $\LaTeX$ (karena saya tidak menggunakan MS Word maupun LibreOffice untuk menulis skripsi).

Pada bulan Agustus 2024 lalu, Zotero meluncurkan versi 7 terbaru mereka. Sebagai mantan pengguna versi-6 yang pindah ke versi-7-beta lalu ke versi-7, saya tidak melihat banyak perbedaan tampilan; yang normal dan sesuai ekspektasi untuk program-program penting. Namun saya akui versi beta lebih lengkap, karena hal-hal yang sebelumnya memerlukan addons (seperti tampilan mode-gelap) sekarang sudah tersedia langsung dari Zotero sendiri. Hal-hal yang tidak “penting” juga dibuang… atau lebih tepatnya, diserahkan kepada komunitas untuk dibuat menjadi addons saja (jika ada yang tertarik).

Peringatan: Di dunia akademik khususnya, ada beberapa situs/program yang perlu diwaspadai, karena memberikan bantuan pada pelajar dan peneliti dengan cara yang melanggar hukum (di banyak negara). Sebagai contoh, perpustakaan bayangan seperti Libgen, Sci-Hub, dan Annas Archive memberikan akses ke makalah, buku, jurnal, dsb., secara mudah dan gratis, tanpa memerlukan registrasi maupun membayar mahal biaya ke pihak penerbit (dan bukan penulis). Archive.org Ripper yang memungkinkan seseorang untuk mengunduh buku dari Archive.org; yt-dlp untuk mengunduh suara/video; dll.

Mengelola Data

Mungkin bagian ini sebenarnya tidak dibutuhkan, karena Zotero kurang-lebih sama memiliki fungsi yang serupa dengan program manajer-berkas seperti Windows Explorer dan lain sebagainya itu. Namun tidak ada salahnya mengingatkan poin-poin penting, dengan menggunakan studi kasus. Misalkan Anda telah menyimpan referensi ke skripsi yang Anda buat, dan ingin menambahkan berkas-berkas terkait. Berkas-berkas itu mungkin berupa semua revisi yang Anda tulis, versi .tex dan PDF, versi yang telah disahkan, presentasi-presentasi, dan beberapa hal lainnya. Bagaimana membuat berkas-berkas ini tetap rapi ketika ditambahkan ke Zotero?

• Gunakan kata kunci, seperti Seminar1, Seminar2, TA, dan sebagainya. Biasanya saya meletakkan ini di awal nama berkas, walau tidak selalu saya gunakan (terkadang ekstensi berkas dan konteks saja sudah cukup jelas).
• Untuk berkas yang memiliki beberapa versi, gunakan penanggalan sebagai nomor versi. Akan lebih baik kalau “sesuai” dengan ISO 8601 seperti yymmdd. Alasan utamanya, lebih mudah untuk diurutkan (sorted), dan lebih eksplisit tentang versi yang dimaksud – versi bulan November mengandung lebih banyak konteks ketimbang versi 3.
• Konsisten dalam penggunaan gaya kepenulisan. Ada gaya yang disebut Pascal case, yang memerlukan Anda menulis kapital huruf pertama setiap kata, seperti KirimDosbing. Ada pula Snake case dengan contoh kirim_dosbing, dan lain-lain. Apapun itu, konsisten. Saya biasa menulis nama berkas seperti BukuTA-20230603-Tertanda-Final.pdf, tapi penamaan itu tergantung apakah saya hanya akan menggunakannya sendiri, atau juga saya kirimkan ke pihak-pihak lain – yang dalam kasus ini nama berkas akan berubah menjadi seperti AgapitusKeykaV-BukuTA.pdf.
• Jaga agar tetap ringkas. Jika ada banyak berkas, pertimbangkan untuk mengompres berkas-berkas sejenis menjadi satu berkas – misalnya BukuTA-SemuaRevisi.zip.
• Jika sangat diperlukan, gunakan AA, atau 11, atau semacamnya, untuk menampilkan berkas terpenting paling atas (kalau diurutkan secara menaik).

Bagaimana, mudah bukan? Saran-saran tersebut juga berlaku untuk nama direktori, walau untuk Zotero, saya belum melihat keperluan untuk melakukan sejauh itu.

Untuk hal yang lebih teknis, Zotero juga memiliki konsep profil (profile) (karena pengembangan Zotero didasarkan pada Firefox). Profil memungkinkan pengguna untuk memiliki beberapa basis data secara terpisah. Sebagai contoh, Anda tidak mau dan tidak mau ada peluang, untuk mencampuradukkan data pribadi dengan data penelitian. Hal ini dapat dilakukan dengan membuat/mengubah pintasan (shortcut) untuk menjalankan perintah zotero -P ketimbang hanya zotero.

Akhir kata

Masih ada banyak hal terkait Zotero yang tidak saya sampaikan, seperti pilihan yang tersedia di pengaturan dan penjelasan terperinci tentang addons. Namun saya rasa, apa yang sudah ditulis disini sudah memberikan gambaran tentang Zotero, untung dan ruginya, dan cara-cara membuatnya cocok untuk mengelola data.

Catatan kaki